COORDINATION JOUR J

Mon approche de la coordination du jour J s’inspire de la tradition anglo-saxonne du “Month Of” wedding coordinator*. Je prends en charge la coordination non seulement le jour J, mais également tout au long du mois précédant votre mariage.

COMMENT ÇA FONCTIONNE

Nous commençons par un rendez-vous dans un lieu agréable ou une visioconférence avec vous, les futur·e·s marié·e·s, afin de comprendre vos attentes et vos désirs pour cette journée si spéciale.
Par la suite, je peux poursuivre la communication avec la personne la plus impliquée dans les préparatifs.

CE QUE JE METS EN PLACE

-Établissement du planning et du rétroplanning.
– Évaluation des tâches restantes et de leur ordre d’exécution.
 – Gestion des dernières dépenses.
– Confirmation des réponses des invité·e·s.
– Organisation de la disposition des décorations, des tables et du livre d’or.

LE ROLE DE LA COORDINATION JOUR J

-Contact avec l’ensemble des prestataires pour faire le point.
-Vérification des informations des contrats des prestataires (horaires, limites de prestation, besoins en équipement et matériel, etc.).
-Réalisation d’une visite technique sur le lieu de mariage, en présence du maître d’hôtel du traiteur, voire de tous les postes opérationnels si possible.
-Clarification des rôles des témoins et de l’équipe d’honneur, ainsi que des moments clés.
-Coordination de ces informations avec les DJ, traiteur, photographe et vidéaste.
-Établissement et diffusion du planning à tous les intervenant·e·s (en veillant à garder les surprises pour les personnes concernées).
-Pendant le dernier mois, nous organisons des appels téléphoniques ou des visioconférences hebdomadaires pour discuter des derniers préparatifs et nous assurer que tout se déroule comme prévu.
-Le reste du temps, je suis entièrement disponible via e-mail, WhatsApp ou Signal.

LE JOUR J

GESTION ET ORGANISATION:

– Accueil des prestataires et installation dans leurs zones respectives.
– Organisation d’un moment privilégié pour vous avec vos  teams d’honneur.
– Mise en place des décorations, des scénographies et des flatlays* (photographies à plat)
– Installation des différents éléments : livre d’or, cadeaux pour les invité·e·s, urne, photobooth, etc.
– Prise en compte de tous vos souhaits dans les moindres détails ((je souhaite que ma maman soit près de moi lors des préparatifs, je souhaite donner tel cadeau à mon témoin, je souhaiterais qu’Untel·le ne vienne pas me voir avant telle heure…)

EN BONUS, PENDANT LES PRÉPARATIFS :

– je prends quelques photos chouettes privées des moments magiques lors de vos préparatifs
– je fais une petite méditation guidée type sophrologie si vous êtes sensibles à ça.
Sinon ma foi, j’offre un petit verre de quelque chose ou du chocolat ! Chacun·e son truc.

CONTRÔLE :

– de la bonne marche des éléments techniques
– du fonctionnement des appareils électriques
– de la bonne disposition des chaises de la cérémonie,
et aussi de tous les éléments de la salle prévue pour le repas.
Ensuite

COORDINATION :

– First look
– Cérémonie symbolique: entrée des invité·e·s, des marié·e·s, musique, discours, sortie
– Lancement du cocktail
– Photographies diverses
– Animations diverses
– Début du repas Je m’éclipse après avoir revu les derniers points de détail avec les DJ/ traiteur/ photographe / vidéaste/témoins…
(Mon horaire de départ est défini, en amont, selon ce qui est prévu comme animations/ détails particuliers)

Quelques jours plus tard on se fait un petit debriefing car j’adore recueillir vos impressions à chaud alors que vous êtes encore sur votre nuage.

Et je vous remets mes petites photos, avant tout le monde.

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